No es raro que Brandon Dock oiga decir constantemente a otros directivos que están demasiado ocupados para reunirse.
Dock es director general de la empresa de selección de personal TGC Search. A veces, explica a Business Insider, los responsables de contratación juegan la carta de “estar ocupados” cuando él quiere hablar de lo que les gustaría ver en un candidato ideal.
Es comprensible, dice Dock, que los directivos con puestos por cubrir tengan poco tiempo porque les falta personal, algo en lo que él podría ayudar, irónicamente.
“Si bien podrías seguir ocupado todos los días durante las próximas cinco semanas, como afirmas que estás, también podrías dedicar media hora a resolver este tema”, dice Dock. “Creo que deberíamos plantearnos priorizar esto”.
Dock y sus clientes no son los únicos que se enfrentan a calendarios con más interrupciones que los programas de televisión. Sin embargo, estar tan ocupado puede ser un problema para la productividad y el bienestar de las personas, según explican expertos en el lugar de trabajo a Business Insider.
La buena noticia es que hay formas de reducir la sobrecarga de trabajo y de que los directivos se opongan a una cultura que considera virtuosos los calendarios congestionados.
El ajetreo como señal de valía
Joep Leussink, responsable de crecimiento de AddEvent, que desarrolla software para la gestión de eventos y calendarios, explica a Business Insider que, en algunas organizaciones, una agenda repleta se interpreta como señal de que un trabajador es valioso, aunque el tiempo no se emplee de la mejor manera posible.
“Si se tiene un calendario muy apretado, algunos trabajadores lo utilizan como símbolo de estatus”, afirma Leussink.
Hay otros indicadores (como estar demasiado ocupado para ir a comer) que algunas personas pueden utilizar para señalar la importancia de su lista de tareas pendientes.
Kate Walker, consultora de recursos humanos y coach de ejecutivos en San Francisco, explica a Business Insider que algunos trabajadores pueden sentirse presionados a mantener sus calendarios llenos para que sus jefes no se pregunten qué están haciendo todo el día.
“Las agendas llenas pueden parecer sexys”, afirma Walker. Sin embargo, este enfoque puede hacer que se valore más la presencia de los trabajadores en las reuniones que el trabajo que realizan.
Walker cuenta que ha trabajado con ejecutivos que han sufrido tensiones mentales, emocionales y físicas por estar sobrecargados de trabajo.
“Tengo un par de clientes que, a juzgar por sus calendarios, están bastante quemados“, afirma Walker.
Según ella, un calendario de reuniones implacable también puede dejar poco tiempo para la lluvia de ideas, la creatividad, la reflexión y la innovación.
Las reuniones pueden obstaculizar los objetivos
Ethan Kross, psicólogo y neurocientífico que dirige el Laboratorio de Emoción y Autocontrol de la Universidad de Michigan, explica a Business Insider que la atención de los trabajadores que se centra en “responder a correos electrónicos y cuadrar calendarios” podría dedicarse a objetivos más importantes.
Tomar el control de nuestra agenda —y no abandonarnos a nuestras bandejas de entrada mientras lo hacemos— puede ayudarnos a ser más eficientes y “permitirnos realizar nuestro trabajo con más satisfacción”, afirma Kross, que también ha escrito el libro Shift (Turno), de inminente publicación, sobre la gestión de las emociones.
“La mayoría de la gente no se apuntó a un trabajo para, ya sabes, pasarse todo el día trabajando en el calendario y el correo electrónico durante tres o cuatro horas de forma constante”, dice Kross.
Kross afirma que algunas empresas consiguen dar prioridad al “trabajo profundo” al servicio de las cosas importantes, identificando formas de ayudar a los trabajadores a restablecerse para que tengan la oportunidad de mantenerse frescos en el trabajo.
Kross dice que, como líder, prefiere que alguien de su equipo trabaje “ocho horas increíbles” que doce con la atención fragmentada.
Los trabajadores deberían pensar todo el tiempo en cómo ser más eficientes con la atención y el tiempo limitados que tienen, afirma.
Parte de esta reflexión consiste en plantearse cómo construir sistemas que lo permitan. Para algunos, eso puede significar automatizar los calendarios en la medida de lo posible.
¿Necesito estar aquí?
Puede que la fatiga de las reuniones sea un legado de la pandemia. Durante los parones, muchos jefes, tanto bienintencionados como desconfiados, metieron con calzador más reuniones en los calendarios para “estar al tanto”.
Aunque algunas encuestas indican que la cantidad de tiempo dedicado a las reuniones ha empezado a disminuir, siguen siendo más de las que a muchos trabajadores les gustaría, afirma Walker, la coach ejecutiva.
Recomienda a los trabajadores que se planteen si su asistencia a una reunión es necesaria, aunque el organizador de la reunión no haya indicado que su asistencia es opcional. Sin embargo, hacer eso puede resultar más difícil para los empleados subalternos, dice Walker, a quienes podría preocuparles quedar mal con sus jefes.
Además de preguntar si la asistencia es necesaria, suele ser conveniente pedir las notas de la reunión. Eso dará a entender que estás interesado en lo que se está tratando.
Para quienes dirigen las reuniones, tener un orden del día bien definido puede evitar que algo que debería haber durado 30 minutos se alargue, afirma Walker. También vale la pena plantearse la vieja cuestión de si una reunión podría ser más bien un correo electrónico.
Por supuesto, una forma de combatir el fuego con fuego es que los trabajadores reserven tiempo en sus calendarios para concentrarse y cogerse descansos. Walker se lo recomienda a menudo a sus clientes.
También sugiere que los empleados y, si es necesario, sus jefes, revisen periódicamente sus reuniones para determinar qué puede no ser necesario y que hagan “reseñas” para determinar qué cosas en concreto funcionan y qué cosas ralentizan el proceso. Otros métodos que también plantea consisten en limitar las reuniones a determinados días.
Kross, psicólogo y neurocientífico, afirma que algunas de las personas con más éxito que conoce son “extremadamente juiciosas” a la hora de repartir el tiempo en sus calendarios. Algunos reservan tiempo para todo, desde el trabajo concentrado hasta el ejercicio, dice.
“Están poniendo guardarraíles”, explica Kross.
